कार्यालयीय चिठी

घरमा आमा, बुबा वा साथीलाई चिठी लेख्दा हामी माया, सम्झना र घरका कुरा लेख्छौँ । तर जब एउटा कार्यालयले अर्को कार्यालयसँग कामको कुरा गर्नुपर्छ, तब लेखिने चिठी बिलकुलै फरक हुन्छ । त्यसमा व्यक्तिगत भावना हुँदैन, कामको कुरा मात्र हुन्छ, र त्यो काम निश्चित ढाँचामा राखिन्छ । त्यस्तो चिठी पढ्नेबित्तिकै कुन कार्यालयले लेख्यो, कसलाई लेख्यो, केका लागि लेख्यो र कहिले लेख्यो भन्ने कुरा एकै नजरमा थाहा हुनुपर्छ ।

कार्यालयीय चिठीलाई पत्र पनि भनिन्छ र यस्तो पत्र आदानप्रदान गर्ने कामलाई पत्राचार भनिन्छ । कार्यालयले पठाएको हरेक पत्रको अभिलेख राख्नुपर्ने हुन्छ, त्यसैले त्यसमा पत्र सङ्ख्या र चलानी नम्बर पनि लेखिन्छ । यो चिठी कुनै एक व्यक्तिको मनको कुरा होइन, पूरा कार्यालयको आधिकारिक कुरा हो । त्यसैले यसमा सही गर्ने व्यक्तिले आफ्नो नामसँगै पद र कार्यालयको नाम पनि लेख्नुपर्छ ।

लुम्बिनी प्रदेशको शिक्षा तालिम केन्द्र, रुपन्देहीले सानोठिमी, भक्तपुरमा रहेको पाठ्यक्रम विकास केन्द्रलाई एउटा पत्र लेखेको छ । त्यस पत्रको विषय हो, "नेपाली विषयका विज्ञ उपलब्ध गराइदिनुहुन ।" विषय पढ्नासाथ पत्रले के माग्न खोजेको हो भन्ने स्पष्ट हुन्छ । यही स्पष्टता कार्यालयीय चिठीको सबैभन्दा ठुलो गुण हो ।

बेहोरामा तालिम केन्द्रले आफ्नो काम र आफ्नो आवश्यकता क्रमसँग राखेको छ । पहिले किन तालिम चलाउन लागिएको हो भन्ने पृष्ठभूमि दिएको छ, अनि त्यसका लागि के चाहिएको हो भन्ने माग राखेको छ । बेहोराका मुख्य बुँदा यी हुन् ।

• तालिम केन्द्रले माध्यमिक शिक्षा (कक्षा ९-१०) नेपाली भाषा विषयका शिक्षकका लागि शिक्षण विधि र प्रविधिसम्बन्धी तालिमको आयोजना गर्न लागेको छ ।
• पाठ्यक्रम विकास केन्द्रबाट नेपाली भाषा पाठ्यक्रममा समयानुकूल परिमार्जन गरी नयाँ पाठ्यपुस्तक विकास भइसकेको छ र ती पुस्तक प्रयोगमा आइसकेका छन् ।
• माध्यमिक शिक्षा (कक्षा ९-१०) पाठ्यक्रम, २०७८ अनुरूप नेपाली विषयको शिक्षणमा अपनाउनुपर्ने सिकाइ सहजीकरणका प्रक्रिया र शिक्षणविधिबारे छलफल र अन्तरक्रिया गरी सिकाइलाई प्रभावकारी बनाउने उद्देश्य राखिएको छ ।
• परिवर्तित पाठ्यक्रमले बहुबौद्धिकता, समालोचनात्मक सोच र सहकार्यात्मक सिकाइ जस्ता क्रियाकलापमार्फत सिकाइ सहजीकरण गर्नुपर्ने उल्लेख गरेको छ ।
• तालिम केन्द्रमा नेपाली विषयका विज्ञ नभएकाले २०७८ चैत २० गतेदेखि २३ गतेसम्मका लागि दुई जना विज्ञ उपलब्ध गराइदिन अनुरोध गरिएको छ ।

कार्यालयीय चिठी जहाँबाट सुरु गरे पनि हुने कुरा होइन । यसका अङ्ग कागजमा कुन ठाउँमा बस्छन् भन्ने कुरा तोकिएको हुन्छ । क्रम यस्तो हुन्छ ।

• सबैभन्दा माथि बिचमा पत्र पठाउने कार्यालयको नाम र ठेगाना लेखिन्छ, जस्तै प्रदेश सरकार, लुम्बिनी प्रदेश, शिक्षा तालिम केन्द्र, रुपन्देही ।
• त्यसमुनि देब्रेतिर पत्र सङ्ख्या र चलानी नम्बर राखिन्छ ।
• सबैभन्दा माथि दायाँतिर मिति लेखिन्छ ।
• बायाँतिर सम्बन्धित कार्यालयको नाम र ठेगाना वा कार्यालय प्रमुखलाई उचित सम्बोधन गरी कार्यालयको ठेगाना लेखिन्छ ।
• त्यसभन्दा तल विषय लेखिन्छ ।
• त्यसपछि विषयको केन्द्रीयतामा आवश्यक सूचना र विवरण नछुट्ने गरी बेहोरा प्रस्तुत गरिन्छ ।
• विवरणको समाप्तिपछि कार्यालयका तर्फबाट चिठीमा सही गर्ने व्यक्तिको नाम, पद र कार्यालयको नाम राखिन्छ ।
• अन्य कार्यालयलाई बोधार्थ दिनुपर्ने हो भने बोधार्थ दिइएका व्यक्ति वा कार्यालयको नामावलीसमेत दिइन्छ ।

यस्तो चिठीको भाषा नम्र, औपचारिक र छोटो हुन्छ । अनुरोध गर्दा "उपलब्ध गराइदिनुहुन अनुरोध छ" जस्ता आदरपूर्ण रूप प्रयोग गरिन्छ । एउटै कुरा दोहोऱ्याइँदैन, कथाजस्तो लामो बनाइँदैन र विषयबाहिरको कुरा लेखिँदैन । कुनै मिति, कक्षा, सङ्ख्या वा ठाउँ भनिएको छ भने त्यो ठिक्क र स्पष्ट हुनुपर्छ, किनभने त्यही आधारमा अर्को कार्यालयले निर्णय गर्छ । पत्रको अन्त्य आदरसूचक अनुरोधले हुन्छ र तलतिर सही, नाम, पद अनि कार्यालयको नाम बस्छ ।

२०७९।०८।१४ का दिन दुनै, डोल्पाबाट सङ्गीता ढकालले आफ्नो भाइ समीरलाई चिठी लेखेकी छिन् । भाइले पढाइलाई अझ कसरी राम्रो पार्न सकिन्छ भनी सोधेको प्रश्नको उत्तर दिँदै उनले चिठी सुरु गरेकी छिन् । यस चिठीको सम्बोधन "प्यारो भाइ समीर" छ, कुशलक्षेम छ र अन्त्यमा "तिम्री प्यारी दिदी, सङ्गीता ढकाल" छ । यही नै घरायसी चिठीको चिनारी हो ।

चिठीको बिचमा दिदीले पढाइका व्यावहारिक उपाय सिकाएकी छिन् ।

• कक्षाकोठामा पढेका कुरालाई राम्ररी बुझेर आफ्नै शब्दमा भन्न सक्नु, लेख्न सक्नु र व्यवहारमा प्रयोग गर्न सक्नु नै पढाइ हो ।
• सरसर्ती पढ्नुभन्दा हरेक अनुच्छेदमा मुख्य मुख्य कुरा कहाँ छन् भनी पहिचान गरेर पढ्नु राम्रो हो ।
• मुख्य कुरा टिपेर आफ्नै भाषामा नोट बनाउँदा सम्झन सजिलो हुन्छ ।
• लेखाइलाई पटक पटक अभ्यास, परिष्कार र परिमार्जन गर्ने बानी बसाल्नुपर्छ ।
• सैद्धान्तिक कुरालाई प्रायोगिक बनाएर पढ्दा सिकाइ लामो समय टिक्छ ।
• पढेका कुरा साथीहरूसँग अन्तरक्रिया गर्ने र नबुझेको कुरा शिक्षकलाई सोध्ने गर्नुपर्छ ।
• पढ्ने समयतालिका बनाउने र बुँदाहरूको तालिका बनाएर देखिने ठाउँमा टाँस्ने गर्दा राम्रो हुन्छ ।
• आफैँले पाठबाट अनेक खालका प्रश्न बनाउने, मनमनै उत्तर गुन्ने अनि लेखेर अभ्यास गर्ने बानीले परीक्षाको त्रास हटाउँछ ।

यी सबै उपायको जड एउटै वाक्यमा छ, "आफूले लेखेका कुरा प्रायः मानिसले बिर्सँदैनन् ।" अन्त्यमा दिदीले घर आउँदा ज्ञानवर्धक किताब ल्याइदिने वचन दिएकी छिन् र बाँकी कुरा फोनमा गरौँला भनेकी छिन् ।

चिठी राम्ररी लेखियो तर खाम बिग्रियो भने चिठी पाउनेसम्म पुग्दैन । खाममा दुइटा ठेगाना लेखिन्छ । पठाउनेको ठेगाना देब्रेपट्टि माथितिर र पाउनेको ठेगाना दाहिनेपट्टि तलतिर लेखिन्छ । हुलाक टिकट दाहिने माथिल्लो कुनामा टाँसिन्छ । ठेगानामा नाम, नगरपालिका वा गाउँपालिका र वडा नम्बर, अनि जिल्ला र प्रदेशको नाम क्रमसँग लेखिन्छ ।

विवाहको निमन्त्रणामा सबैभन्दा माथि "श्री ... ज्यू" लेखेर पाउनेको नाम लेख्ने ठाउँ छाडिन्छ । बिचमा ठुलो अक्षरमा निमन्त्रणा शीर्षक राखिन्छ । त्यसपछि कसको, कोसँग, कहाँ विवाह हुँदै छ भन्ने बेहोरा आदरपूर्ण भाषामा लेखिन्छ र वरवधूलाई आशीर्वाद दिन आइदिन अनुरोध गरिन्छ । तल कार्यक्रम तालिका दिइन्छ, जसमा जन्ती प्रस्थान र प्रीतिभोजको मिति, समय र स्थान तोकिन्छ । सबैभन्दा तल दर्शनाभिलाषी र प्रार्थीको नाम बस्छ ।

सूचनाको सुरुमा शीर्षक हुन्छ, जस्तै गुनासो दर्तासम्बन्धी सूचना । त्यसपछि बेहोरामा कुरा किन जनाइँदै छ, कसले के व्यवस्था गरेको छ र सर्वसाधारणले के गर्नुपर्छ भन्ने कुरा नम्र भाषामा राखिन्छ । अन्त्यमा सूचना जारी गर्ने कार्यालय र शाखाको नाम लेखिन्छ । सूचनाको भाषा सधैँ छोटो, स्पष्ट र निर्देशनमूलक हुन्छ ।

शुभेच्छामा पहिले कसको कुन सफलता हो भन्ने स्पष्ट पारिन्छ । जस्तै, पूर्ण छात्रवृत्तिसहित त्रिभुवन विश्वविद्यालयमा भर्ना हुनुभएकामा खुसी व्यक्त गर्दै थप हौसला, मिहिनेत र आत्मविश्वासको कामना गरिन्छ । अन्त्यमा शुभेच्छा दिने व्यक्ति वा परिवारको नाम राखिन्छ । यसको भाषा छोटो र न्यानो हुन्छ ।

एउटै कुरा धेरै साना वाक्यमा पनि भन्न सकिन्छ र ती सबै जोडेर एउटै वाक्यमा पनि भन्न सकिन्छ । यी दुवै रूपको आफ्नै काम छ ।

तालिकाको देब्रे स्तम्भमा एउटै कर्ता चार पटक दोहोरिएको छ । दाहिने स्तम्भमा त्यही कर्ता एक पटक राखेर चारवटै वस्तु अल्पविराम र "र" ले जोडिएका छन् । संश्लेषण गर्दा दोहोरिएको कुरा हटाइन्छ र जोड्ने शब्द राखिन्छ । जोड्नका लागि र, अनि, तथा, भएकाले, हुनाले, गरी, जब र तब जस्ता शब्द काम लाग्छन् । विश्लेषण गर्दा ठिक उल्टो गरिन्छ, अर्थात् लुकेको कर्ता फेरि हरेक वाक्यमा राखेर छोटा वाक्य बनाइन्छ ।

क्ष र छ्य को उच्चारण नजिक सुनिन्छ, तर यी दुई फरक संयुक्त वर्ण हुन् । क्ष भनेको क् र ष को जोड हो भने छ्य भनेको छ् र य को जोड हो । यी दुई साटिए भने शब्दको अर्थ नै हराउँछ । क्ष बाट बनेका शब्द हुन् सक्षम, क्षमा, क्षण, क्षत्री, पक्ष, शिक्षक, अक्षर र दक्ष । छ्य बाट बनेका शब्द हुन् ओछ्यान, छ्यास्छ्यास्, पछ्याउनु र छ्या ।