व्यावसायिक चिठी

मानिसले आफ्नो जीवन चलाउन कुनै न कुनै व्यापार वा व्यवसाय गर्छ। कुनै व्यवसायमा देशभित्रै बनेको वस्तु किनबेच हुन्छ भने कुनैमा विदेशबाट वस्तु आयात गरिन्छ र देशभित्र बनेको वस्तु विदेश निर्यात गरिन्छ। यीमध्ये स्वदेशी वस्तुको उत्पादन र प्रवर्धनमा आधारित व्यवसायले हरेक देशमा प्राथमिकता पाउँदै आएको देखिन्छ। त्यस्तो व्यवसायले देशभित्रै रोजगारी दिन्छ र कमाइ पनि देशभित्रै रहन्छ। नेपालमा अल्लो, सिस्नो जस्ता विभिन्न वनस्पतिबाट उत्पादित वस्तुको व्यवसाय यसै किसिमले फस्टाउँदो क्रममा रहेको पाइन्छ।

अल्लो पहाडी र हिमाली भेगमा आफैँ उम्रने वनस्पति हो। यसको बोक्रामा निकै बलियो रेसा हुन्छ र त्यही रेसाबाट धागो कातिन्छ। बोटबाट तयारी कपडासम्म पुग्न धेरै चरण पार गर्नुपर्छ र प्रायः हरेक चरण हातैले गरिन्छ। तलका चित्रले त्यही क्रम क्रमैसँग देखाउँछन्।

यही क्रमलाई सम्झन सजिलो होस् भनेर चरणहरू छुट्याएर तल राखिएको छ।

• जङ्गलबाट अल्लोको बोट काटेर बोक्रा निकालिन्छ।
• निकालिएको बोक्रा घाममा सुकाइन्छ।
• सुकेको बोक्रा खरानी हालेको पानीमा उमालिन्छ।
• उमालिएको बोक्रा खोलामा धोएर सफा गरिन्छ।
• सफा रेसालाई मुङ्ग्रोले कुटेर नरम बनाइन्छ।
• नरम रेसा छुट्याएर फेरि सुकाइन्छ।
• सुकेको रेसाबाट चर्खामा धागो कातिन्छ।
• कातिएको धागोबाट तानमा कपडा बुनिन्छ।

एउटा उद्योग वा पसलले अर्को उद्योग, पसल वा कार्यालयसँग किनबेच, माग, अर्डर, भुक्तानी वा गुनासो जस्ता कामका लागि लेख्ने औपचारिक चिठीलाई व्यावसायिक चिठी भनिन्छ। यो व्यक्तिगत चिठी होइन। यसमा घरको हालखबर, न्यास्रो वा भावुक कुरा लेखिँदैन। यसमा जे लेखिन्छ, त्यो पछि प्रमाणका रूपमा काम लाग्ने कागत बन्छ। त्यसैले यसको भाषा छोटो, स्पष्ट र आदरार्थी हुन्छ र हरेक अङ्क, मिति र ठेगाना ठिक हुनैपर्छ।

यो चिठी ललितपुर उपमहानगरपालिका ३, बाग्मती प्रदेशमा रहेको हाम्रो तयारी पोसाक बिक्री केन्द्रले पठाएको हो। पाउनेचाहिँ कालीकोट, कर्णाली प्रदेशको खाँडाचक्र नगरपालिका २ मा रहेको सौगात अल्लो कपडा उद्योग हो। चिठीको मिति २०८०/०३/१५ हो र विषय राखिएको छ, अल्लोबाट निर्मित तयारी वस्तु पठाइदिने सम्बन्धमा। यति कुरा माथिल्लो भागमा हेर्नेबित्तिकै थाहा हुन्छ, र त्यही नै व्यावसायिक चिठीको पहिलो खुबी हो।

चिठीको पहिलो अनुच्छेदमा बिक्री केन्द्रले भनेको छ, त्यस उद्योगबाट प्रकाशित परिचय पुस्तिका पढ्ने अवसर पाएँ। त्यसपछि अल्लोको महत्त्व खोलिएको छ। अल्लो बहुउपयोगी वनस्पति भएकाले यसका मुन्टा, पात, बोक्रा र जरा निकै उपयोगी हुन्छन्। यसबाट धागो तयार गरी झोला, गलबन्दी, कोट, पाइन्ट, बर्को जस्ता उपभोग्य सामग्री उत्पादन, उपभोग र निर्यात गर्ने क्रम बढ्दै गएको छ।

यसपछि चिठीले किन यो व्यवसाय आवश्यक छ भन्ने कारण दिन्छ। नेपालका विभिन्न क्षेत्रमा उत्पादन हुने अल्लोको उपयोगबाट आर्थिक उपार्जनका साथै स्थानीय स्तरमै स्वरोजगार प्रवर्धन गर्न सकिन्छ, त्यसैले यसको व्यवसायीकरण गर्न आवश्यक देखिएको छ। विदेशमा समेत निर्यात हुने यस्ता सामग्री उत्पादन गर्ने उद्योगको संवर्धन गर्ने मुख्य उद्देश्यका साथ आफ्नो संस्था स्थापना भएको हो भनेर बिक्री केन्द्रले आफ्नो परिचय पनि दिएको छ।

दोस्रो अनुच्छेदमा असली माग आउँछ। बिक्री केन्द्रले विगत लामो समयदेखि त्यस उद्योगमा उत्पादित सामान तथा कपडा झिकाई बेचबिखन गर्दै आएको कुरा सम्झाउँछ, अहिले बजारमा अल्लोबाट निर्मित कपडाको माग बढिरहेको जानकारी दिन्छ र तपसिलमा उल्लिखित वस्तु अविलम्ब पठाइदिनुहुन अनुरोध गर्छ। ध्यान दिनुपर्ने कुरा यही हो, माग गर्नुअघि सम्बन्ध र कारण दुवै छोटकरीमा देखाइएको छ।

कुन वस्तु कति चाहिएको हो भन्ने कुरा अनुच्छेदभित्र नलेखी छुट्टै तालिकामा राखिन्छ। त्यसै तालिकालाई तपसिल भनिन्छ। यसो गर्दा सामान तयार पार्ने मान्छेले गनेर मिलाउन सजिलो हुन्छ र कुनै वस्तु छुट्दैन।

सामान मागेपछि पैसाको कुरा पनि सफा हुनुपर्छ। यस चिठीमा उल्लिखित वस्तुको भुक्तानीका लागि त्यस उद्योगको नाममा रहेको नेपाल बैङ्क लिमिटेडको चल्ती हिसाब न. १०००००००००००००० मा पेस्कीस्वरूप रु. ५०,००० (अक्षरेपि पचास हजार रुपियाँ मात्र) अनलाइनमार्फत जम्मा गरिएको छ। त्यसको प्रमाण दिन बैङ्क भौचर यसैसाथ संलग्न गरी पठाइएको छ। बाँकी रकम सामान प्राप्त भएपछि शीघ्रातिशीघ्र भुक्तानी गरिने बेहोरा अनुरोध गरिएको छ।

रकम अङ्कमा लेखेपछि कोष्ठभित्र अक्षरमा पनि लेखिन्छ। यसलाई अक्षरेपि भनिन्छ। अङ्कमा एउटा शून्य बढी वा कम भयो भने अक्षरले त्यो गल्ती तुरुन्तै देखाइदिन्छ, त्यसैले लेनदेनका कागतमा यो नियम कहिल्यै छाडिँदैन।

अन्त्यमा भवदीय लेखेर दस्तखतको ठाउँ छाडिएको छ र त्यसमुनि सजना गुरुङ, (संस्थापक), हाम्रो तयारी पोसाक बिक्री केन्द्र, ललितपुर उपमहानगरपालिका ३ लेखिएको छ। नाम मात्र नभई पद र संस्थाको नाम पनि लेखिन्छ, किनभने चिठी व्यक्तिको तर्फबाट होइन, संस्थाको तर्फबाट गएको हुन्छ।

जुनसुकै व्यावसायिक चिठी लेख्दा पनि यी तीन भाग क्रमैसँग मिलाउनुपर्छ।

• (क) प्रारम्भ भाग : मिति, पठाउने संस्था, पठाउनेको ठेगाना, सम्बोधन, चिठी पाउने संस्थाको नाम र ठेगाना, विषय।
• (ख) मध्य भाग : चिठीको मुख्य विषयवस्तु।
• (ग) अन्त्य भाग : चिठी पठाउने व्यापारिक संस्थाको प्रतिनिधि, संस्थाको नाम, ठेगाना र खामको नमुना।

चिठी तयार भएपछि त्यो खाममा हालेर पठाइन्छ। खाममा पनि पठाउने र पाउने दुवैको पूरा ठेगाना लेखिन्छ, नत्र चिठी बाटैमा हराउँछ।

संस्थाका तर्फबाट लेखिने औपचारिक लेखनका अरू पनि ढाँचा छन्। पर्व वा नयाँ वर्षजस्ता खुसीका अवसरमा शुभकामना पत्र निकालिन्छ। त्यसमा कुन अवसर हो सो उल्लेख गरी सुख, शान्ति, समृद्धि र प्रगतिको कामना गरिन्छ, अनि तल पठाउने पदाधिकारी, संस्था, जिल्ला र प्रदेश लेखिन्छ। नवं वर्ष २०८० को सुखद अवसरमा गाउँपालिकाका तर्फबाट निस्केको शुभकामना पत्रमा गाउँपालिका प्रमुख तथा दुधपोखरी गाउँपालिका परिवार, लमजुङ जिल्ला, गण्डकी प्रदेश लेखिएको छ।

कसैको निधन भएका बेला श्रद्धाञ्जली एवम् समवेदना प्रकाशित गरिन्छ। त्यसमा दिवङ्गतको नाम, जन्म र मृत्युको मिति, उमेर, परिवारसँगको सम्बन्ध, दिवङ्गतप्रति श्रद्धाञ्जली र शोकसन्तप्त परिवारलाई शोक सहन सक्ने शक्ति मिलोस् भन्ने कामना लेखिन्छ। अन्त्यमा पठाउने पदाधिकारी, विद्यालय वा संस्थाको नाम र ठेगाना रहन्छ।

व्यवसायको कुरा गर्दा हिसाबकिताबको कुरा पनि आउँछ। सरकारी कार्यालयमा आम्दानी र खर्चलाई समेटेर आर्थिक अभिलेख राखिन्छ र त्यही अभिलेखका आधारमा आवश्यक प्रतिवेदन तयार पारिन्छ। यसरी राखिने आर्थिक अभिलेख तथा प्रतिवेदनलाई सरकारी लेखा प्रणाली भनिन्छ। यसबाट वार्षिक रूपमा छुट्याइएको रकम खर्च भए नभएको थाहा पाउन सकिन्छ। त्यसै गरी व्यापारिक क्षेत्रमा पनि लेनदेन, बिक्री, वितरण, नाफा, नोक्सान आदिलाई पारदर्शी बनाउन लेखा प्रणालीलाई आधार मान्ने गरिन्छ।

बाबु र छोरी काठमाडौँको सहिदगेटतिर घुमघाम गर्दै हुन्छन्। त्यहीँबाट टुँडिखेलमा हुने सैनिक दिवसको दृश्य देखिन्छ। यो संवादले आश्चर्य लागेको घटनालाई कसरी बताउने भन्ने सिकाउँछ। बोल्दा प्रश्न सोध्ने, आश्चर्य प्रकट गर्ने र बुझाउने तीनै किसिमका वाक्य यहाँ भेटिन्छन्।